こんにちは！株式会社 fluctでインターネット広告のお手伝いをしている@jewel_x12です。
COVID-19の流行が1年以上続いていますが、それに伴い、リモートワークをする機会が増えた方もいらっしゃるのではないでしょうか？
リモートワークは通勤時間の削減など良いところもありますが、ずっと対面で仕事をしていた方にとってはコミュニケーションの仕方が大幅に変わりますよね。その変化に対応するために試行錯誤が必要です。
弊社でもより良いリモートワークを目指すために日々改善しています。先日、あるエンジニアの Kibela 投稿をきっかけにリモートコミュニケーションの Tips を共有しあう流れがあったので、今回はそれらをまとめました！
各個人のまとめなので矛盾が生じたり、誰にでも適用できるものではないものもあります。また、感覚的なものもあります。 その中でも皆さんの参考になるような Tips があると嬉しいです。
非同期コミュニケーション
Slackなどのチャットツールによる非同期コミュニケーションのTipsを紹介します。
オデッセイ・プロトコル
火星と地球って、通信手段が限られていて距離もあるのですぐには返事が返ってこない。なのでかろうじて届けた1発目のメッセージで、自分は何を必要としているのか端的に伝える必要があるんですよね。その後、お互い状況が分かって良い通信機材をゲットするとよりレスポンス良くコミュニケーションできるようになる。
それと似たような感じで、会話のopenerを切るときはできるだけ端的でありつつも追加質問なしに受け手が回答を出せるような内容にしようと心がけています。あれ端的に情報まとまらないぞという場合は、たいていまとめ努力が圧縮率をがんばりすぎていて無駄なんで「都合がよいときにGoogle Meetで呼んでくれ」という短文に落とすほうに倒す。このときいずれにしても、すぐに返事が返ってこなくても良い（自分の作業が止まらない）ようにしています。
by @tomita
名前は映画のオデッセイより。コミュニケーション相手との距離が火星と地球ほど離れていると仮定して、作業が止まらないような動き方にしようという話でした。
弊社ではコミュニケーションツールに Slack や Google Meet を利用しているので本記事ではその話が多くなっていますが、ツールに依らない話がほとんどかと思います。
Reinforcement
行動分析学の本を読んでいて知ったワードだけど、他人の発言への反応の仕方に関するテクで、Reinforcement（強化子/好子）という専門用語がある。これを意識すると、より自分の意見や考え方を他人に伝わりやすくできる。 かんたんな例として、なんてこったという幾つかの意図に取れる発言があったとする。
もしこういうふうにreactionがついていたら、大多数の受ける印象が笑い事・異常事態どちらかに「強化」される。
by @tomita
Slackのリアクションなどで自分の意見により近い反応を示すだけでも効果的に意見を伝えることができ、テキストで正確に表現しなくても良いこともあるという内容でした。意図を正確に伝える文章を書くはそんなに簡単ではないので、まずは最初のリアクションとして「こう思ってるよ」というのを伝えるのが良さそうです。
Slack はすぐ返す、あるいは見ない
これをずっと残しておく。
会議中にこれを見ると、みたあとに忘れがち。SlackはTODOリストになっているので、みたらすぐ返す。人事関連はDMで連絡が来たりするのだけど、DMは見たら最後すぐ忘れてしまう。かつ、Mentions & reactionsのリストにも残らない。ので、来たらボールをさっさと相手に返して忘れる。
by @suzu_v
返信しないなら強い気持ちで見ない。たくさんメンションが来る人には使えるテクニックになりそうです。
タスクを忘れる
Slackで依頼がきたとする。まずは @suzu_v が言ってた「ボールを返す」をする。だけど「考える必要があるのですぐ回答は返せない」ってときはその旨を伝えるが、ボールは自分にある。そういうやつはBookmarkに入れる。で、特定のタイミングで棚卸しする。自分は一日4～5回くらい棚卸しのタイミングを明示的に設けるようにしてる。
回答するタイミングが今じゃない、または自分だけでコントロールできないときは /remind に登録する。
by @soudai1025
ちゃんと思いだせる仕組みを作ることで、安心してタスクを忘れることができますね。
(そーだいさんは VOYAGE GROUP 社内で様々なお手伝いをしてくださっています)
スタンプを多めに使ってリアクション
テキストだけだと、どうしてもオフラインのような表情や声のトーンなどノンバーバルな部分が伝えづらいので、自分の感情に近しいスタンプとその雰囲気にした感じのノリのスタンプを、自分が思ってる5倍は多用する。
by もっちー
たくさん付けて困ることはないのでガンガンつけましょう。 絵文字は気軽に作ろう。
by @makoga
「めでたいことには :tada: を付けにいく、ありがたいことには :arigatou_gozaimasu: を付けにいく」 些細なことかも知れない。 当の本人は誰がスタンプを押したかまでは見ないことも多いだろう。 ただ、あるとないでは違うのだ。
by @larufa1
😄😄😄😄😄👍❤️
3行まとめ
下記のようにメンション付けてタイトル、3行まとめを箇条書き、詳細を記載したURLをセットで書くのがオススメ！
by @makoga
同期コミュニケーションのところでも話が出てくるのですが、リモートワークは非同期コミュニケーションになりやすいので、議事録などによる情報の文章化が大事ですね。その文章へのリンクをSlackへただ貼っているだけとか、詳細を長く書きすぎて読むのに気合いがいるといった状況だと、なかなか読まれないと思います。
同期コミュニケーション
ビデオ会議ツールにおけるTipsなど、同期コミュニケーションで使えるものを紹介します。
hey○○
リモート開始初期から3~6ヶ月くらい経った時に、Slackのスレッドで100+を超えるやりとりが発生していることを観測した。
噛み合ってるんだか噛み合ってないんだか
「そんなにチャットしてるくらいなら、それ、話した方が早くね？」
なので、むちゃくちゃ単純だけど、予め作っておいたGoogle MeetのURLを Slack Botでてきとーに返してくれるようにした
by もっちー
オデッセイ・プロトコルにもあるように、話した方が早いほうがありあます。 よく使われるようになるとMTGのURLが衝突してしまうので、複数の中からランダムに返すようにしています。
ここに誰かがいる
金曜日のお昼は同じ Google Meet に集まって仕事をする。
ここに行けば誰かがいるし、声をかけてもOKという状況を作っておくと、質問や雑談が生まれる。 普段からずっとつなげてるのはメンバーによっては抵抗感あったり、この仕組自体が続かなくなるので緩く金曜日だけ。
気軽にできるので続いてます。最近は Slack Huddle でやってます。
声が聞こえづらいときは早めに伝える
MeetやZoomで話してる人の声が聞こえづらいときがありますよね？ そういうときはすぐ伝えましょう。早ければ早いほど参加者がハッピーになります。
by @makoga
けっきょく誰かが我慢できなくなって伝えることになるので、早めがいいですね。
最後に手を振る
最後に「お疲れ様でした」などと言ってMeetやZoomから退出すると思いますが、そのときにカメラがONであれば手を振るようにしてます。 自然と笑顔が増えるんですよね
by @makoga
自分も最近やっていますが、MTG終了時のそっけ無さが少し解消された気がします👋
口頭でもSlackにメモする
口頭で話をしてるとき、特にスケジューリングされてない突発の会話は議事録が無かったりする。それを覚えておくことはコストなのでSlackにメモする。そしてBookmarkするかリマインドに突っ込む。
話が長い時はスレッドに議事録会場を作って追記していく。
by @soudai1025
PC等の前で同期コミュニケーションしているからこそできる技ですね。自分もこれを読んで多用しています。
情報過多
リモートワークで使うコミュニケーションツールは情報量が多くなりがち。玉石混淆の情報にどのように対応していくのか。 ほとんどのTipsは非同期に情報を取りに行くもので、どこにそれをまとめるかという話になっています。
通知を極力無くす
集中モードのときは通知を切って、必要な時に主体的に見に行く。 あとシャローワークの時は常にチェックする。
ただ自分の場合はシャローワークのハードルが低くて、この記事を書いてるときもシャローワークに属する。 コード書いたり、難しいこと考える以外はSlackを見てる。
まぁTwitterに比べたら流速遅いからなんとかなる（諸説あります
by @soudai1025
集中したいときは非同期に情報を取りにいくやり方ですね。 Slack で関わる人数が増えると、通知が多くなってしまいますよね〜。
奥の手：それPla
私は、現在ではロストテクノロジと化したPlaggerで知られる古代パール文明の生き残りでして、過去ircをはじめとするあらゆるコミュニケーションツールに対し、それを使うためのツールを使う/作るしてきました。
Slackも、メインのSlack.appはあくまでリアルタイムで通知を受ける必要があるチャネルだけに絞り、それ以外の後で（hourlyやdailyで）キャッチアップすれば良い内容はAPIを使ってまとめ読みできるようなものを作ってます。
by @tomita
重要な情報とそうでないものを分けてリアルタイムに受け取る通知とそうではないものを区別しているようですね。 また、まとめて見ることができるように一箇所にまとめています。
キーワードを設定しまくる
Slack にはキーワード通知という便利機能があって、あらかじめ設定しておいたキーワードを含むメッセージが投稿されると、通知されたりハイライトで強調されたりします。
基本的にはセキュリティ周りの用語が中心で、なにか怪しげ雰囲気が出てきたらすぐに感じ取れるようにしているという感じです。
「え、めっちゃバッジつきまくってエライことになってそう」と思われた方、ご名答です。
これを追っていたら一日中 Slack しているだけで終わりそうですが、もちろん一日中 Slack はやっていません。要するに追ってないわけです。
じゃあどうしているかというと、僕は右側ペインに Mentions & reactions を表示しています。ここにはメンションやリアクションだけでなくキーワードが含まれるメッセージも表示されます。
で、基本的にはここしか読んでいません。なにか気になる話題があればチャンネル本体を見に行く、みたいな使い方をしている感じです。
見逃がすことがクリティカルではないタイプの話題は Mentions & reactions で読むのもアリ。
Slack 通知は通知バナーで全部読む
Slack の通知は基本的に入ってるチャンネルの分はオンにしているので、かなりの速度でバナーが出てくる。 実はそれを読んでいる。 Slack を開いたりチャンネルを移動しなくて良いので楽（当社調べ）。
気になるものがあった時はバナーをクリックするか、逃した場合は通知センターを開いて追いかけている。
by @larufa1
情報過多の世界に正面からつっこんでいるスタイル。どうせ読むものならスイッチングコストが小さい人は早めに読んじゃえばいいかもしれないですね。見たい情報を同じところで見れるのも、それPlaでまとめているような感じで良さげです。
まとめ
社内で挙がったリモートコミュニケーションテクニック一覧でした。個人的には 最後に手を振る と 口頭でもSlackにメモする が気に入ってます。
議事録の取り方など、コミュニケーションをとった後にどうするかという一歩進んだ話もあがっていたのですが、数が多くなるので今日のところはここまで。
本記事を読んでいる他社の方なども良いテクニックがあれば、ブログ等で紹介していただけると嬉しいです！
【PR】VOYAGE GROUP の課題にチャレンジしませんか？
